Koleksi Firma Hukum – 10 Kesalahan Terbesar Dalam Mengelola Piutangnya

Koleksi Firma Hukum – 10 Kesalahan Terbesar Dalam Mengelola Piutangnya

Tuntutan profesi hukum yang terus berkembang mengharuskan firma hukum memiliki strategi manajemen yang berpikiran maju untuk memenuhi kebutuhan klien. Meskipun prioritas utama pengacara adalah – dan harus – untuk memberikan layanan berkualitas, firma hukum juga harus membangun organisasi mereka untuk mendukung tuntutan klien yang berkembang, dengan mengambil langkah-langkah seperti membuka kantor internasional, merangkul teknologi baru, dan mengembangkan area praktik baru. .

Sebagai hasil dari pertumbuhan ini, firma hukum akan menghadapi overhead yang tinggi dan tuntutan kompensasi hukum bisnis ketenagakerjaan yang meningkat dari para profesional mereka. Sementara itu, perusahaan akan diperas dari sisi lain oleh klien yang memiliki harapan tinggi, namun pada saat yang sama memeriksa tagihan mereka.

Selama satu tahun, banyak perusahaan merasa sulit untuk menilai seberapa baik upaya penagihan mereka dan bagaimana hal ini dapat berdampak pada gambaran keuangan mereka. Pengacara telah dikondisikan untuk mengambil sikap santai dalam upaya penagihan mereka, sebagian besar karena pola pikir di antara pengacara yang memberi klien keuntungan dari keraguan dan pandangan di antara klien bahwa melakukan pembayaran bukanlah prioritas. Pengacara juga gagal untuk menyadari bahwa klien akan mengambil keuntungan dari hubungan profesional mereka. Maka dimulailah lingkaran setan. Pengacara tidak waspada dalam membuat klien mereka membayar dan klien, sebagai akibatnya, tidak cepat membayar. Para pengacara, kemudian, enggan untuk menekan klien mereka. Dan seterusnya.

Bisnis membeli layanan hukum tidak sesuai dengan aturan pembelian dan pembayaran yang begitu ketat.

Ini sering melibatkan transaksi yang rumit, hubungan bisnis yang sama rumitnya, dan penyelesaian sengketa yang Pengacara Hukum Perusahaan membutuhkan banyak jam kerja dengan tarif penagihan yang tinggi, yang mengakibatkan tagihan yang tinggi kepada klien. Berhenti bekerja karena klien tidak membayar terkadang bukan pilihan karena kewajiban etis.

Kenyataannya, masalah penagihan dalam profesi hukum bukanlah pengelolaan keuangan

masalah. Ini semua tentang manajemen praktik yang efektif, yang membutuhkan pengacara dan firma hukum untuk mengelola

piutang mereka secara proaktif. Betapapun baiknya staf keuangan perusahaan, pengacara pada akhirnya bertanggung jawab atas keberhasilan – atau kegagalan – upaya penagihan karena merekalah yang mengarahkan hubungan dengan klien.

Dalam hal piutang, firma hukum menjadi korban 10 kesalahan umum:

1. Pengacara percaya bahwa piutang yang menua bukanlah indikator adanya masalah penagihan. Sebenarnya, jika tagihan belum dibayar dalam 90 hari, Anda telah menerima tanda pertama bahwa Anda mungkin memiliki masalah penagihan – dan, jika tidak diselesaikan dengan cepat, tagihan tersebut dapat bertambah tua dan hampir tidak dapat ditagih. Hanya 50 persen dari piutang selama 120 hari akan dikumpulkan, dan kemungkinan turun drastis setelah itu.

Klien beralasan bahwa jika perusahaan telah menunggu beberapa bulan untuk mencoba menagih tagihan yang belum dibayar, mereka dapat menunggu untuk membayar tagihan tersebut. Mereka berasumsi, dan dengan alasan yang baik, bahwa mereka berada dalam posisi yang lebih baik untuk menegosiasikan diskon. Semakin lama firma hukum menunggu untuk menagih tagihan yang belum dibayar, klien yang paham menyadari, semakin besar kemungkinan tagihan tersebut akan didiskon atau dihapuskan sama sekali.

2. Firma hukum takut mereka akan merusak hubungan klien dengan meminta klien untuk membayar tagihan mereka. Faktanya adalah bahwa firma hukum kehilangan klien dengan melakukan pekerjaan yang buruk atau karena gagal memberikan layanan klien, bukan dengan meminta klien untuk membayar tagihan mereka. Upaya pengelolaan piutang tidak akan merusak hubungan, asalkan dilakukan secara profesional. Sebenarnya, sebagian besar klien sangat bersedia membayar tagihan mereka, meskipun banyak yang berurusan dengan masalah arus kas. Juga, klien menjadi korban “stiker shock”, yang terjadi ketika klien mengharapkan untuk menerima tagihan dengan ukuran tertentu dan mendapat peringatan kasar ketika tagihan yang lebih besar tiba.

3. Pengacara menghindari mengatasi masalah dengan bergantung pada surat untuk berkomunikasi dengan klien tunggakan.

Surat pos lebih lambat dan jauh kurang efektif daripada menggunakan telepon untuk mengatasi masalah kenakalan. Percakapan memungkinkan Anda untuk berdialog tentang tagihan. Selain itu, surat dan pernyataan pengingat mudah salah tempat dan dihindari. Jika klien terus menerima pernyataan pengingat setelah 60 hari dan masih tidak membayar, kemungkinan ada masalah yang mencegah pembayaran. Bahkan percakapan telepon singkat dan non-konfrontatif harus mengkomunikasikan kepada klien urgensi kebutuhan Anda untuk pembayaran dan memungkinkan Anda untuk belajar dengan cepat jika ada masalah atau masalah – dan apa yang diperlukan untuk mendapatkan tagihan dibayar.

4. Perusahaan percaya bahwa perangkat lunak akuntansi dan penagihan akan menyembuhkan semua penyakit mereka. Perangkat lunak dapat menjadi alat yang sangat baik untuk mengelola piutang, tetapi hanya sebaik orang yang menggunakannya. Banyak hukum

perusahaan telah mengembangkan kebijakan dan prosedur untuk mengelola piutang mereka dengan lebih baik, tetapi banyak yang belum menggunakan perangkat lunak mereka dengan benar untuk membantu mengimplementasikan sistem baru. Dibutuhkan waktu dan spesialisasi untuk memahami sepenuhnya bagaimana perangkat lunak dapat membantu upaya pengumpulan perusahaan. Staf firma hukum sering bertanggung jawab atas banyak tugas sehari-hari yang membuat mereka hanya punya sedikit waktu untuk mengeksplorasi dan memanfaatkan secara maksimal fungsi yang ditawarkan perangkat lunak.

5. Perusahaan terlalu cepat menerima pengaturan pembayaran alternatif. Transaksi yang rumit mungkin tidak sesuai dengan jadwal pembayaran reguler, dan dapat menyebabkan kebingungan mengenai pembayaran yang sesuai jika kesepakatan tidak membuahkan hasil. Selain itu, transaksi berisiko terkadang gagal, meninggalkan jejak piutang yang belum dibayar.

6. Pengacara gagal untuk mengenali titik di mana mereka harus berhenti melakukan pekerjaan daripada terus

mengumpulkan tagihan yang belum dibayar. Terkadang pengacara menjadi begitu sibuk dengan pekerjaan mereka sehingga mereka tidak membayar

cukup memperhatikan tagihan yang tidak dibayar. Pada saat mereka menyadari klien tidak membayar, mereka telah memasukkan banyak waktu tambahan. Seseorang – dan mungkin pengacara bukanlah orang yang tepat – harus memantau pembayaran agar pekerjaan tidak jauh melebihi pembayaran.

7. Laporan pengelolaan piutang tidak memberikan informasi yang tepat untuk mengukur kemajuan. Departemen akuntansi menghasilkan banyak laporan tentang piutang. Tetapi apakah laporan-laporan ini menjawab pertanyaan-pertanyaan kunci yang akan memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan koleksinya? Mengapa klien nakal? Apakah kenakalan menjadi kebiasaan bagi klien ini? Apa yang dapat dilakukan perusahaan untuk memfasilitasi pembayaran, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang?

8. Firma hukum tidak menganalisis laporan yang tepat untuk mengelola piutang. Sebagian besar perusahaan masih menggunakan

laporan keuangan umum yang memiliki terlalu banyak informasi asing untuk menargetkan pelanggar masalah. Sebaliknya, perusahaan perlu menghasilkan informasi yang lebih berguna. Misalnya, perusahaan perlu mengetahui apakah suatu akun sedang dikejar secara aktif dan apa status pembayarannya. Mereka perlu tahu siapa yang mengejar upaya pengumpulan (pengacara atau staf penagihan) dan apakah mereka mendapatkan hasil. Mereka perlu mengkategorikan akun mereka untuk mengetahui alasan klien tidak membayar, seperti masalah arus kas, biaya yang disengketakan dan

layanan, atau tanggung jawab pihak ketiga. Mereka perlu tahu di mana rekening bermasalah untuk menentukan rencana tindakan untuk mendapatkan tagihan dibayar.

9. Firma hukum tidak menghabiskan cukup waktu untuk berfokus pada piutang yang lebih tua dan menua. Sebagai hasil dari profesi hukum yang berkembang, sebagian besar perusahaan terus membawa bisnis baru sambil mempertahankan realisasi yang kuat dan fokus pada lebih banyak piutang giro. Manajemen perusahaan mungkin begitu sibuk membangun perusahaan untuk masa depan sehingga mengabaikan kenyataan bahwa banyak piutang yang lolos dari tangan mereka. Mereka tidak sepenuhnya menyadari bahwa meningkatkan penagihan dengan pembayaran dari piutang yang menua adalah cara yang cepat dan efektif untuk memasukkan lebih banyak uang ke kantong mitra.

10. Firma hukum tidak membuat staf penagihan atau departemen bertanggung jawab untuk menghasilkan hasil. Banyak firma hukum gagal mengevaluasi kinerja staf mereka dalam menagih piutang yang sudah tua. Oleh karena itu, staf penagihan hanya memiliki sedikit panduan tentang apa yang seharusnya menjadi tanggung jawab penagihan – dan ini tidak harus mencakup menangani dan mengejar akun yang lebih lama dan lebih sulit. Staf penagihan seringkali hanya bertanggung jawab untuk memantau pembayaran klien yang sedang berlangsung, mengirim pernyataan pengingat, atau memberikan laporan piutang kepada pengacara. Meskipun tugas-tugas ini penting, mereka tidak membahas masalah yang lebih mendasar mengenai pengumpulan untuk transaksi yang rumit dan untuk hubungan klien yang membutuhkan lebih banyak perhatian individu.

Luangkan waktu untuk secara jujur ​​mengevaluasi upaya penagihan dan pengelolaan piutang Anda. Dengan memahami – dan mengatasi – beberapa kesalahan mendasar, pengacara dapat menjadi jauh lebih efektif dalam mengelola piutang mereka.

Leave a Reply